5 Passos para criar um plano de benefícios flexíveis

2 de Outubro, 2025

A gestão de talentos exige hoje, mais do que nunca, uma abordagem mais personalizada, estratégica e centrada nas pessoas.

Os benefícios extrassalariais são mais do que um complemento ao salário dos colaboradores: são uma ferramenta poderosa de valorização, retenção e envolvimento.

Ter um plano de benefícios flexíveis bem desenhado e estruturado reflete um compromisso da organização com a satisfação dos seus colaboradores, com a sua qualidade de vida e bem-estar.

Descubra connosco como em cinco passos pode criar um plano de benefícios flexíveis robusto, atrativo e alinhado com as expetativas dos trabalhadores e com as melhores práticas do mercado.

1 – Ouvir os colaboradores

Ouvir a opinião dos colaboradores deve ser o ponto de partida para qualquer política de benefícios que se pretenda eficaz. São eles os destinatários e utilizadores dos benefícios e, como tal, é importante conhecer os seus interesses, necessidades, objetivos e estilos de vida.

Para isso:

• Realize inquéritos de clima organizacional com foco em benefícios extrassalariais;
• Promova sessões de discussão com grupos representativos (por idade, função, localização geográfica, etc.).

Estes processos ajudam a orientar a escolha dos benefícios a atribuir, mas também reforçam a cultura de transparência e de participação.

2 – Conhecer o enquadramento legal e fiscal dos benefícios

A atribuição de benefícios está sujeita a um conjunto de normas que variam consoante o benefício e consoante o formato através do qual este é concedido. Ignorar este enquadramento pode comprometer a conformidade da empresa com a legislação e regulamentações em vigor, podendo resultar em riscos financeiros e reputacionais.

Devem ser analisados os:

• Aspetos legais: existência de legislação específica, a elegibilidade dos colaboradores ou o princípio da igualdade, por exemplo;
• Aspetos fiscais: vantagens fiscais inerentes a cada benefício, em que condições essas vantagens de aplicam e garantia de compliance com o regime fiscal aplicável.  

3 – Definir os benefícios a atribuir

Para garantir a sustentabilidade de um plano de benefícios flexíveis, é necessário ter uma visão clara e realista do budget que pode ser alocado à política de benefícios, priorizando sempre aqueles que são mais valorizados pelos colaboradores.

Como estruturar o budget:

• Calcule o custo total dos benefícios, da sua gestão e comunicação;
• Considere as vantagens fiscais associadas e o seu impacto financeiro;
• Avalie o perfil demográfico e psicográfico dos colaboradores, bem como as suas preferências;
• Alinhe o investimento com os objetivos estratégicos da organização em termos de atração e retenção de talentos, employer branding, produtividade, etc.

Com base no budget, nas necessidades identificadas, bem como no enquadramento legal e fiscal dos diferentes benefícios, é hora de selecionar aqueles que melhor se adequam à realidade da empresa e dos seus colaboradores.

Alguns exemplos de benefícios financeiros são o subsídio de refeição, os benefícios de apoio à infância, de apoio à educação e formação, benefícios de saúde e bem-estar, apoio social, entre outros. Depois existem ainda benefícios não financeiros como dias de férias extra, regime de trabalho híbrido ou remoto, horários de trabalho flexíveis, programas de bem-estar, etc.

Escolha os benefícios com base na sua relevância para os diferentes perfis de colaboradores, no alinhamento com os valores e cultura da empresa e na flexibilidade das opções. Depois, estabeleça os montantes a conceder e a periodicidade de atribuição.

Um plano bem estruturado pode representar um investimento com retorno mensurável em indicadores relacionados com o desempenho, a satisfação e o envolvimento dos colaboradores.

4 – Selecionar o fornecedor de benefícios

A escolha do parceiro é decisiva para o sucesso do plano. Um fornecedor especializado garante não só uma operacionalização eficaz, como também o cumprimento legal e a satisfação dos colaboradores com a utilização dos benefícios.

Alguns aspetos que deve considerar na escolha de um parceiro de benefícios extrassalariais são:

• Abrangência dos benefícios disponíveis e respetiva flexibilidade de utilização;
• Processos simplificados na gestão e atribuição dos benefícios;
• Segurança e compliance com requisitos legais e fiscais;
• Plataformas digitais intuitivas;
• Suporte dedicado, tanto à empresa como ao colaborador;
• Compromisso com critérios ESG e sustentabilidade.

5 – Comunicar o plano aos colaboradores e adaptar

A forma como os benefícios são comunicados aos seus destinatários é um fator determinante para o sucesso e eficácia do plano. Sem uma divulgação clara e transparente, os benefícios podem ser subvalorizados ou mal compreendidos.

Algumas boas práticas de comunicação são:

• Utilizar os canais internos como a intranet, newsletters ou sessões de esclarecimento;
• Explicar com clareza, e sem ambiguidades, os benefícios disponíveis, os valores atribuídos e as opções de escolha, quando existirem.

Aposte em materiais visuais e FAQ para facilitar a compreensão dos colaboradores. Além disso, não se limite a comunicar a política de benefícios no momento do seu lançamento: esta comunicação deve ser contínua e consistente.

Não se esqueça também de que um plano de benefícios flexíveis deve ser dinâmico e evoluir com a empresa e com os seus colaboradores. Monitorizar resultados e recolher feedback permite ajustar a estratégia e manter a sua relevância.

Faça questionários regulares e acompanhe métricas relacionadas com o turnover, o absentismo, o tempo médio de recrutamento, o grau de envolvimento e satisfação dos colaboradores, entre outras.

Ter uma abordagem baseada em people analytics é crucial para tomar decisões mais informadas, para melhorar processos e, em última instância, para garantir que o plano de benefícios acompanha as tendências do mercado e as transformações internas da organização.

Ao seguirem estas cinco etapas, os responsáveis de Recursos Humanos estarão mais preparados para projetar uma política de benefícios flexíveis que valoriza as pessoas, que reforça a cultura organizacional e potencia o sucesso da empresa.

Já segue estes cinco passos na sua empresa?